Rechteklärung

Der Studierende ist bei der Projektdurchführung für die Klärung aller Fremdrechte verantwortlich. Die entsprechenden Formulare  (für filmische Projekte) sollen von den Studierenden im Vorfeld eingesehen werden.

Eine Orientierungsberatung bei filmischen Projekten bietet Daniel Sondermann (Bereich Presse- und Öffentlichkeit) alle zwei Wochen in Gruppenterminen an. Hier geht es vorrangig darum, die Teilnehmer auf die Notwendigkeit einer Fremdmaterialliste und der Selbsterklärung aufmerksam zu machen, die Fremdmateriallisten und Selbsterklärung auszuhändigen und erste Hinweise hierfür zu geben. Es wird kurz über allgemeine Begriffe, wie Verlag, Label und GEMA gesprochen.

Nur Studierende filmische Projekte bzw. Kunstprojekte, die filmisch dokumentiert werden:

Im Rahmen der Projektberatung bei Petra Clemens, Rüdiger Dill, Ursula Reber oder Susanne Ritter werden der Vertragskatalog und die Kalkulation besprochen.
Erst nach erfolgter Beratung wird vom Projektbüro ein Termin für die technische Sitzung vergeben.
Nach erfolgtem Dreh müssen die Rechte von fremdem Bild- und Musikmaterial vertraglich geklärt und vom jeweiligen Betreuer genehmigt werden. Bei Vorlage dieser Genehmigung in der Technikabteilung kann der Studierende die Tonmischung und den Feinschnitt des Films durchführen.

Beschaffung

Die im Rahmen der Projekte anfallenden Beschaffungen (z. B. Requisiten, Geräte die nicht in der Ausleihe erhältlich sind, Dienstleistungen, Fahrzeuganmietung) sind mit dem Projektbüro, allen voran Patricia Kaschuba und Kasia Renner, im Vorfeld zu besprechen und das weitere Vorgehen in der Umsetzung festzulegen.

In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass alle Anschaffungen, die mit Mitteln der KHM getätigt wurden und nicht verbraucht, verbaut oder durch Nutzung ihren Wert verloren haben, im Eigentum des Landes NRW bleiben und daher in der Projektorganisation abzugeben sind.

Erstattung

ACHTUNG! Seit 01.09.2015 ist die Angabe der Adresse im Erstattungsantrag dringend erforderlich!

Ausgaben, die unabhängig von einer Handkasse für ein Projekt verauslagt wurden, werden nur im Rahmen der genehmigten Kalkulation sowie zur Verfügung stehenden Projektmitteln erstattet. Bei elektronischen Rechnungen ist der jeweilige schriftliche Zahlungsnachweis erforderlich (Rechnung und Kontoauszug).
Abrechnungsleitfaden

Handkasse

Kann für Kleinausgaben während der Produktion beantragt werden, die in bar zu leisten sind. Alle Ausgaben, deren Kosten der KHM direkt in Rechnung gestellt oder die von der KHM nicht direkt bezahlt werden können (z. B. Gagen & genehmigte Honorare), dürfen nicht aus der Handkasse bezahlt werden.

Die Auszahlung einer Handkasse ist formlos im Projektbüro per Mail rechtzeitig, d. h. zwei Wochen vorher zu beantragen.

Der Handkassenantrag ist als Musterformular hier abrufbar und muss folgende Angaben enthalten

• Name
• Adresse
• Projektnummer & Projekttitel
  
• Höhe der Handkasse mit Auflistung der Positionen
  
• Verwendungszweck
• Bankverbindung

Eine weitere Handkasse kann erst nach Abrechnung der ersten ausgezahlt werden.

Leitfaden Erstattungs- / Handkassenabrechnung

Buchungen

Buchung von technischem Equipment ist erst nach der technischen Sitzung mit der dort vergebenen Projektnummer möglich. Erst nach Anmeldung des Projektes dürfen die Geräte ausgeliehen und benutzt werden. Gerätebuchungstermine sind bei Christian Turner vereinbar.

Projektkonto

Das studentische Projektgeldkonto kann jederzeit zur Überprüfung des Projektkontenstandes und der erfolgten Abbuchungen bei der Projektverwaltung eingesehen werden. Von diesem Angebot sollte regelmäßig Gebrauch gemacht werden, da die Budgetverantwortlichkeit insbesondere bei den jeweiligen Studierenden liegt.

Fahrtkostenerstattung

Fahrtkosten können grundsätzlich nur in der kalkulierten Höhe und außerhalb des Geltungsbereichs des Semestertickets vergütet werden. In der Regel werden die notwendigen Kosten auf der Basis öffentlicher Verkehrsmittel (2. Klasse) ersetzt. Den Tickets ist bei Abrechnung das Reisekostenformular beizulegen.

Die von einem Mietwagen verbrauchten Benzinkosten werden nur erstattet, wenn die gefahrenen Strecken im Fahrtenblatt dokumentiert sind.

Taxikosten sind nur im Ausnahmefall erstattungsfähig, wenn sie nachweislich jeweils die kostengünstigste Fahrtmöglichkeit darstellen.

Fahrten mit Bahn, Flugzeug, Fernbus, Mitfahrgelegenheit usw. müssen durch entsprechende Buchungsbelege / Tickets nachgewiesen und im Formular Reisekostenübersicht dokumentiert werden.

 Generell gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit.

Catering

Kosten für die Verpflegung der am Projekt Mitwirkenden können bei einer Arbeitszeit von 8 bis 11 Std Dreh mit 6 € / Tag und bei mehr als 11 Std Dreh mit 12 € / Tag pro Person erstattet werden. Dazu ist der Kassenbeleg oder eine Rechnung und der sogenannte Cateringbeleg, der pro Mitwirkendem unterschrieben wird, im Projektbüro abzugeben. Für Studierende, Lehrende und weitere Angehörige der Hochschule sind Kostenerstattungen nicht möglich.

Übernachtung

Bei mehrtägigen Reisen außerhalb Kölns können grundsätzlich Übernachtungskosten übernommen werden. Diese sind so gering wie möglich zu halten. In erster Linie richtet sich der erstattungsfähige Betrag an die zuvor genehmigten Kalkulation. Für weitere Informationen steht das Projektbüro zur Verfügung.

Spenden

Eine Geldspende ist eine Zuwendung, die von einem Dritten in Form einer Geldleistung ohne Gegenleistung erfolgt. Eine Spendenbescheinigung kann von der Kunsthochschule nur für Projekte ausgestellt werden, die keine Auftrags- oder Koproduktionen sind. In jedem Fall ist das Haushaltssachgebiet 21 (Frau Brenneiser) zu befragen.

Versicherung

Über alle Versicherungsfragen sollten sich Studierende im Projektbüro informieren.