Projektbüro
Das Projektbüro [Projektorganisation] ist verantwortlich für die finanzielle und organisatorische Abwicklung aller studentischen Projekte. Auf dieser Seite findet ihr alle relevanten Informationen, die ihr für die Durchführung eurer Projekte benötigt. Lest euch nachfolgende Informationen bitte gut durch.
Weitere Aufgaben des Projektbüro:
- Auftragserteilung
- Abrechnung projektbezogener Kosten
- Beratung zur Anrechenbarkeit von Projektmitteln lt. Projektordnung, KunstHG & Landeshaushaltsordnung (VOR Projektbeginn)
- Beratung zur Projektdurchführung unter Berücksichtigung verwaltungsrechtlicher Aspekte
- Beratung & Einweisung von ProduktionsleiterInnen
- Beteiligung bei Versicherungsfragen
- Drittrechteberatung
- Förderberatung
- Projektanmeldung und Vertragserstellung
- Unterstützung bei Teambildung, sowie Castings
ACHTUNG: Die KHM führt keine SchauspielerInnen-Kartei mehr. An der Teilnahme von studentischen Projekten interessierte Akteure senden ihre Unterlagen am besten an den Studierendenverteiler megaphon@khm.rockt.org
Übersicht
PROJEKTANMELDUNG
PROJEKTANMELDUNG
Voraussetzung einer jeden Anmeldung ist die Kenntnis der Projektordnung.
Ein Projekt, das kein Equipment aus der Geräteausleihe benötigt, wird spätestens 3 Wochen vor Projektbeginn in folgender Reihenfolge angemeldet:
1. Durch Unterschrift stimmt der Betreuer der Beschreibung des Projektes zu. Die Projektbeschreibung soll eine aussagekräftige Inhaltsbeschreibung und Angaben über die technische und verfahrensmäßige Realisation enthalten.
2. Die Projektbeschreibung und eine Kalkulation, die alle im Projekt anfallenden Kosten enthält, wird dem Projektbüro vorgelegt und dort besprochen. Eine Kalkulationsvorlage für komplexe Filmprojekte ist im Projektbüro erhältlich.
3. Das Projektbüro entscheidet, ob eine Finanzierung nach haushaltsrechtlichen Aspekten möglich ist und eine technische Beratung notwendig ist und vergibt gegebenfalls einen Termin für die "technische Sitzung". In diesen Fällen wird das vom zuständigen Techniker ausgedruckte und unterzeichnete "Technikblatt" dem Projektbüro übermittelt.
4. Das Projektbüro benachrichtigt die Studierenden, sobald der Projektvertrag zur Unterzeichnung bereit liegt.
Erst mit Unterschrift der Mittelbewirtschafterin (Elke Feist) ist der Projektvertrag geschlossen und das Projekt angemeldet. Dann erst steht das kalkulierte Projektgeld zur Verfügung.
5. Der Studierende holt sein Projektvertragsexemplar im Projektbüro ab.
Bei Projekten, die Equipment aus der Geräteausleihe benötigen, muss berücksichtigt werden, dass der Projektanmeldevorgang, je nachdem wie groß der Bedarf an Geräten ist, bis zu drei Monaten vor dem Ausleihmonat mit einer formlosen Anmeldung des Gerätebedarfs im Projektbüro beginnt.
PROJEKTDURCHFÜHRUNG
PROJEKTDURCHFÜHRUNG
Bei der Durchführung der Projekte gibt es einige Themenbereiche, die relevant werden können.
Rechteklärung
Der Studierende ist bei der Projektdurchführung für die Klärung aller Fremdrechte verantwortlich. Die entsprechenden Formulare (für filmische Projekte) sollen von den Studierenden im Vorfeld eingesehen werden.
Eine Orientierungsberatung bei filmischen Projekten bietet Daniel Sondermann (Bereich Presse- und Öffentlichkeit) alle zwei Wochen in Gruppenterminen an. Hier geht es vorrangig darum, die Teilnehmer auf die Notwendigkeit einer Fremdmaterialliste und der Selbsterklärung aufmerksam zu machen, die Fremdmateriallisten und Selbsterklärung auszuhändigen und erste Hinweise hierfür zu geben. Es wird kurz über allgemeine Begriffe, wie Verlag, Label und GEMA gesprochen.
Nur Studierende filmische Projekte bzw. Kunstprojekte, die filmisch dokumentiert werden:
Im Rahmen der Projektberatung bei Petra Clemens, Rüdiger Dill, Ursula Reber oder Susanne Ritter werden der Vertragskatalog und die Kalkulation besprochen.
Erst nach erfolgter Beratung wird vom Projektbüro ein Termin für die technische Sitzung vergeben.
Nach erfolgtem Dreh müssen die Rechte von fremdem Bild- und Musikmaterial vertraglich geklärt und vom jeweiligen Betreuer genehmigt werden. Bei Vorlage dieser Genehmigung in der Technikabteilung kann der Studierende die Tonmischung und den Feinschnitt des Films durchführen.
Beschaffung
Die im Rahmen der Projekte anfallenden Beschaffungen (z. B. Requisiten, Geräte die nicht in der Ausleihe erhältlich sind, Dienstleistungen, Fahrzeuganmietung) sind mit dem Projektbüro im Vorfeld, also vor Projektbeginn zu besprechen und das weitere Vorgehen in der Umsetzung festzulegen und ausführlich zu dokumentieren.
In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass alle genehmigten Anschaffungen, die mit Mitteln der KHM getätigt wurden und nicht verbraucht, verbaut oder durch Nutzung ihren Wert verloren haben, im Eigentum des Landes NRW bleiben und daher vor Abrechnung im Projektbüro abzugeben sind.
Erstattung
ACHTUNG! Seit 01.09.2015 ist die Angabe der Adresse im Erstattungsantrag dringend erforderlich!
Ausgaben, die unabhängig von einer Handkasse für ein Projekt verauslagt wurden, werden nur im Rahmen der genehmigten Kalkulation sowie zur Verfügung stehenden Projektmitteln erstattet. Bei elektronischen Rechnungen ist der jeweilige schriftliche Zahlungsnachweis erforderlich (Rechnung und Kontoauszug).
Abrechnungsleitfaden
WICHTIG: Je nach Vollständigkeit der eingereichten Belege, kann es zwischen 2 und 6 Wochen dauern, bis die Erstattung auf dem angegebenen Konto eingeht. Eine Beschleunigung des Vorgangs ist aufgrund des vorgegebenen Verwaltungsvorgangs nicht möglich.
Handkasse
Kann für Kleinausgaben während der Produktion beantragt werden, die in bar zu leisten sind. Alle Ausgaben, deren Kosten der KHM direkt in Rechnung gestellt oder die von der KHM nicht direkt bezahlt werden können (z. B. Gagen & genehmigte Honorare), dürfen nicht aus der Handkasse bezahlt werden und müssen von Susanne Ritter autorisiert werden.
Die Auszahlung einer Handkasse ist formlos im Projektbüro per Mail rechtzeitig, d. h. zwei Wochen vorher zu beantragen.
Der Handkassenantrag ist als Musterformular hier abrufbar und muss folgende Angaben enthalten
- Name
- Adresse
- Projektnummer & Projekttitel
- Höhe der Handkasse mit Auflistung der Positionen
- Verwendungszweck
- Bankverbindung
Eine weitere Handkasse kann erst nach Abrechnung der ersten ausgezahlt werden.
Leitfaden Erstattungs- / Handkassenabrechnung
Buchungen
Buchung von technischem Equipment ist erst nach der technischen Sitzung mit der dort vergebenen Projektnummer möglich. Erst nach Anmeldung des Projektes dürfen die Geräte ausgeliehen und benutzt werden. Gerätebuchungstermine sind bei Christian Turner vereinbar.
Projektkonto
Das studentische Projektgeldkonto kann jederzeit zur Überprüfung des Projektkontenstandes und der erfolgten Abbuchungen bei der Projektverwaltung eingesehen werden. Von diesem Angebot sollte regelmäßig Gebrauch gemacht werden, da die Budgetverantwortlichkeit primär bei den jeweiligen Studierenden liegt.
Fahrtkostenerstattung
Fahrtkosten können grundsätzlich nur in der kalkulierten Höhe und außerhalb des Geltungsbereichs des Semestertickets vergütet werden. Es werden nur die notwendigen Kosten auf der Basis öffentlicher Verkehrsmittel (2. Klasse) ersetzt. Den Tickets ist bei Abrechnung das Reisekostenformular beizulegen.
Die von einem Mietwagen verbrauchten Benzinkosten werden nur erstattet, wenn die gefahrenen Strecken im Fahrtenblatt dokumentiert sind.
Taxikosten sind nur im Ausnahmefall erstattungsfähig, wenn sie nachweislich jeweils die kostengünstigste Fahrtmöglichkeit darstellen. Eine solche Ausgabe sollte rechtzeitig mit Patricia Kaschuba oder Kasia Renner besprochen werden, da ansonsten kein Anspruch auf Erstattung besteht.
Fahrten mit Bahn, Flugzeug, Fernbus, Mitfahrgelegenheit usw. müssen durch entsprechende Buchungsbelege / Tickets nachgewiesen und im Formular Reisekostenübersicht dokumentiert werden.
Generell gilt das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit.
Catering
Kosten für die Verpflegung der am Projekt Mitwirkenden können bei einer Arbeitszeit von 8 bis 11 Std Dreh mit 6 € / Tag und bei mehr als 11 Std Dreh mit 12 € / Tag pro Person erstattet werden. Dazu ist der Kassenbeleg oder eine Rechnung und der sogenannte Cateringbeleg, der pro Mitwirkendem unterschrieben wird, im Projektbüro abzugeben. Für Studierende, Lehrende und weitere Angehörige der Hochschule sind Kostenerstattungen nicht möglich.
Übernachtung
Bei mehrtägigen Reisen außerhalb Kölns können grundsätzlich Übernachtungskosten übernommen werden. Diese sind so gering wie möglich zu halten. In erster Linie richtet sich der erstattungsfähige Betrag an die zuvor genehmigten Kalkulation. Für weitere Informationen steht das Projektbüro zur Verfügung.
Spenden
Eine Geldspende ist eine Zuwendung, die von einem Dritten in Form einer Geldleistung ohne Gegenleistung erfolgt. Eine Spendenbescheinigung kann von der Kunsthochschule nur für Projekte ausgestellt werden, die keine Auftrags- oder Koproduktionen sind. In jedem Fall ist das Haushaltssachgebiet 21 (Frau Döring) zu befragen.
Versicherung
Über alle Versicherungsfragen sollten sich Studierende im Projektbüro informieren.
Zollpassierscheinheft (Carnet)
Equipment, das außerhalb der EU mitgenommen wird, muss verzollt werden. Damit es schneller geht, stellt die Industrie- und Handelskammer Köln sog. Carnets aus. Weitere Informationen finden sich in der Carnetanleitung .
PROJEKTABSCHLUSS
PROJEKTABSCHLUSS
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit das Projekt als abgeschlossen gilt:
- Sofern Handkassen beantragt worden sind, sind diese bei der Projektorganisation komplett abzurechnen. Muster Abrechnung
- Die Projektverwaltung dokumentiert alle Ausgaben des Projektes in einer Datenbank. Deren Kontobewegungen sind abschließend vom Studierenden auf ihre Richtigkeit zu kontrollieren. Sofern das Konto überzogen ist, muss der Studierende den Fehlbetrag umgehend einzahlen.
- Der Studierende stellt sicher, dass keine weiteren Kosten mehr zu erwarten sind.
- Das Projekt ist im Archiv zu archivieren.
- Mögliche Fremdrechte müssen geklärt und die entsprechenden Verträge abgeschlossen sein.
Wenn die oben genannten Punkte erfüllt sind, ist die Projektverwaltung per Mail zu benachrichtigen.
Nach Abschluss des Projektes beginnt die 3-jährige Nutzungsphase der KHM. Erst danach gehen die Auswertungsrechte an die Studierenden über.
Projektordnung
VERTRAGSKATALOG
Vertragskatalog
Bitte beachten: Die Vertragsmuster dürfen erst nach Beratung und entsprechender Unterschrift in den dafür vorgesehenen Feldern einer verantwortlichen Person des Projektbüros verwendet werden.
Diese Erläuterungen und die angegebenen Musterformulare erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit für alle zu regelnden Fälle. Der Verwender sollte je nach Einzelfall prüfen, ob und in welchem Umfang Änderungen, Abweichungen und Ergänzungen von den Formulierungen und Erläuterungen erforderlich sind. Die KHM und von ihr beauftragte Personen übernehmen daher keine Haftung, auch nicht für leichte Fahrlässigkeit. Bei komplizierteren Sachverhalten wird empfohlen, sich durch einen Rechtsanwalt individuell beraten zu lassen.
